7 εντυπωσιακές λειτουργίες του Google Drive που ίσως δεν γνωρίζετε
Πολλοί άνθρωποι θεωρούν το Google Drive ως δεδομένο. Αποθηκεύετε αρχεία εκεί και πηγαίνετε να τα πάρετε όταν τα χρειάζεστε. Αλλά υπάρχουν περισσότερα στο Google Drive από όσα φαίνονται στο μάτι. Ακολουθούν μερικές από αυτές τις χρήσιμες λειτουργίες που μπορεί να έχετε χάσει.
Αναζήτηση αρχείων χρησιμοποιώντας σύνθετη αναζήτηση
Όσο περισσότερα αρχεία ανεβάζετε στο Google Drive, τόσο περισσότερα πρέπει να τα σκάβετε όταν το χρειάζεστε. Ευτυχώς, προχώρησα Επιλογές αναζήτησης που κάνουν τη δουλειά πιο εύκολη.
Σχετίζεται με: Πώς να κάνετε γρήγορη αναζήτηση στο Google Drive
Εισαγάγετε μια λέξη-κλειδί ή μια φράση στο πλαίσιο αναζήτησης Drive στο επάνω μέρος της αρχικής σελίδας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Εμφάνιση επιλογών αναζήτησης στη δεξιά πλευρά του πλαισίου αναζήτησης.
Θα δείτε πολλές επιλογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βρείτε το αρχείο σας. Επιλέξτε τον τύπο αρχείου ή τον κάτοχο, χρησιμοποιήστε λέξεις-κλειδιά μέσα στο όνομα αρχείου ή αρχείου, επιλέξτε την τοποθεσία, ορίστε την επιλογή τροποποίησης ημερομηνίας ή χρησιμοποιήστε ένα από τα άλλα πεδία που βλέπετε.
Επιλέξτε “Αναζήτηση” και δείτε τα αποτελέσματά σας. Εάν γνωρίζετε το φάκελο όπου βρίσκεται το αρχείο, μπορείτε επίσης να εκτελέσετε το Αναζήτηση απευθείας στο φάκελο Google Drive.
Απευθείας σύνδεση με αρχεία
Ένα άλλο χρήσιμο χαρακτηριστικό του Google Drive είναι Λάβετε έναν άμεσο σύνδεσμο για το αρχείο σας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό χωρίς να ανοίξετε το αρχείο. Στη συνέχεια, αποθηκεύστε το στις σημειώσεις σας για γρήγορη πρόσβαση ή με έναν συνεργάτη.
Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο και επιλέξτε “Λήψη συνδέσμου”.
Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε “Αντιγραφή συνδέσμου” για να τοποθετήσετε τον σύνδεσμο στο πρόχειρό σας και να τον επικολλήσετε όπου θέλετε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτό το πλαίσιο για να μοιραστείτε τον σύνδεσμο εισάγοντας τη διεύθυνση email της επαφής σας.
Στο κάτω μέρος του παραθύρου, χρησιμοποιήστε την ενότητα Γενική πρόσβαση για Ελέγξτε ποιος μπορεί να ανοίξει το αρχείο με τον σύνδεσμο. Μπορείτε να επιλέξετε “Περιορισμένο” για να επιτρέψετε την πρόσβαση μόνο σε αυτούς με τους οποίους μοιράζεστε περιεχόμενο ή “Όποιος έχει σύνδεσμο” για να επιτρέψετε σε οποιονδήποτε κάνει κλικ στον σύνδεσμο να ανοίξει το αρχείο.
Εργαστείτε με αρχεία Microsoft Office
Δεν χρειάζεται να διαθέτετε Microsoft Office για να εργαστείτε με αρχεία του Office, εάν έχετε Google Drive. Ενδέχεται να λάβετε ένα αρχείο Word, Excel ή PowerPoint που πρέπει να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε. Μπορείτε να ανοίξετε αυτά τα αρχεία στην αντίστοιχη εφαρμογή Google, Έγγραφα, Υπολογιστικά φύλλα ή Παρουσιάσεις.
Σχετίζεται με: Πώς να κατεβάσετε αρχεία και φακέλους από το Google Drive
Επιπλέον, μπορείτε Κατεβάστε Έγγραφα εγγράφων, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις σε μορφές Microsoft Office.
Για να ανοίξετε ένα έγγραφο του Office, ανεβάστε το στο Google Drive όπως οποιοδήποτε άλλο αρχείο. Στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ ή κάντε δεξί κλικ, μεταβείτε στο Άνοιγμα με και επιλέξτε από τα Έγγραφα, τα Υπολογιστικά φύλλα ή τις Παρουσιάσεις Google.
Όταν ανοίξει το αρχείο στην αντίστοιχη εφαρμογή, θα δείτε τη μορφή αρχείου αποθηκευμένη στο επάνω μέρος. Οι αλλαγές σας αποθηκεύονται αυτόματα και, στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε λήψη του αρχείου στην αρχική μορφή του Office.
Εάν έχετε το αρχείο Έγγραφα, Υπολογιστικό φύλλο ή Παρουσίαση που θέλετε Εξαγωγή και αποθήκευση Σε μορφή Office, αυτό είναι εξίσου εύκολο. Ανοίξτε το έγγραφο και μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο. Μεταβείτε στη Λήψη και επιλέξτε τη μορφή από το αναδυόμενο μενού.
Διαχείριση εκδόσεων αρχείων
Παρόμοια με τη λήψη ενός συνδέσμου προς το αρχείο σας χωρίς να το ανοίξετε, μπορείτε να διαχειριστείτε τις εκδόσεις του. Αυτή η δυνατότητα λειτουργεί με αρχεία PDF και Microsoft Office καθώς και με εικόνες.
Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο και επιλέξτε Διαχείριση εκδόσεων.
Στη συνέχεια, θα δείτε ένα αναδυόμενο παράθυρο με κάθε έκδοση του αρχείου, συμπεριλαμβανομένης της τρέχουσας.
Όπως μπορείτε να δείτε στο επάνω μέρος του παραθύρου, η παλαιότερη έκδοση μπορεί να διαγραφεί μετά από 30 ημέρες ή 100 αποθηκευμένα αντίγραφα. Εάν θέλετε να αποφύγετε την απώλεια μιας προηγούμενης έκδοσης, κάντε κλικ στις τρεις κουκκίδες στα αριστερά της και επιλέξτε “Διατήρηση για πάντα”.
Εάν έχετε αποθηκεύσει μια νέα έκδοση στη συσκευή σας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, επιλέξτε Μεταφόρτωση νέας έκδοσης. Στη συνέχεια, περιηγηθείτε στο αρχείο και επιλέξτε “Μεταφόρτωση”.
Δύο άλλες ενέργειες που μπορείτε να κάνετε είναι να διαγράψετε ή να κάνετε λήψη οποιασδήποτε από τις εκδόσεις που βλέπετε. Χρησιμοποιήστε τις τρεις τελείες στα δεξιά της έκδοσης για να επιλέξετε “Διαγραφή” ή “Λήψη”.
Προβολή της δραστηριότητας του αρχείου, των λεπτομερειών και της περιγραφής
Αν και μπορεί να φαίνεται απλό, η δυνατότητα προβολής της δραστηριότητας και των λεπτομερειών ενός αρχείου μπορεί να είναι ακριβώς αυτό που πρέπει να κάνετε. Επιπλέον, μπορείτε να επωφεληθείτε από Περιγραφές στο Google Drive Για να προσθέσετε τα στοιχεία σας.
Σχετίζεται με: Πώς να αλλάξετε τον κάτοχο ενός αρχείου στο Google Drive
Ανοίξτε την πλαϊνή γραμμή Λεπτομέρειες με έναν από τους παρακάτω τρόπους:
- Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο και επιλέξτε Προβολή λεπτομερειών.
- Επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ στο εικονίδιο Προβολή λεπτομερειών (πεζό “i”) επάνω δεξιά.
- Επιλέξτε το αρχείο, κάντε κλικ στις τρεις τελείες στην κορυφή και επιλέξτε Προβολή λεπτομερειών.
Στη συνέχεια, θα δείτε μια πλαϊνή γραμμή με δύο καρτέλες για Λεπτομέρειες και Δραστηριότητα. Με λεπτομέρειες μπορείτε να ελέγξετε τον τύπο και το μέγεθος του αρχείου ΑυτήνΗμερομηνία δημιουργίας και πολλά άλλα. Με τη Δραστηριότητα, θα δείτε πράγματα όπως πότε ανέβηκε ένα αρχείο ή πότε επεξεργάστηκε.
Για να προσθέσετε μια περιγραφή στο αρχείο, χρησιμοποιήστε την καρτέλα “Λεπτομέρειες” στην πλαϊνή γραμμή. Εισαγάγετε το κείμενό σας στο πλαίσιο περιγραφής στο κάτω μέρος και πατήστε Enter ή Return. Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διακρίνετε αρχεία με παρόμοια ονόματα.
Προσθέστε σχόλια σε αρχεία
Ένα άλλο βολικό χαρακτηριστικό του Google Drive είναι η δυνατότητα να Προσθέστε σχόλια σε αρχεία. Αυτό είναι χρήσιμο για σημειώσεις προς τον εαυτό σας ή τους συνεργάτες.
Ανοίξτε το αρχείο σε λειτουργία προεπισκόπησης. Μπορείτε να το κάνετε επιλέγοντας το αρχείο και κάνοντας κλικ στο εικονίδιο προεπισκόπησης (μάτι) στο επάνω μέρος ή κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας “Προεπισκόπηση”.
Επιλέξτε το τμήμα του αρχείου στο οποίο θέλετε να σχολιάσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε το εικονίδιο σχολίου στα δεξιά ή στο επάνω μέρος.
Πληκτρολογήστε το σχόλιό σας στο πλαίσιο που εμφανίζεται και κάντε κλικ στο Σχόλιο.
Σημειώστε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σύμβολο @ (At) για να υποδείξετε έναν συνεργάτη, αν θέλετε. Ως μπόνους, έχετε τη δυνατότητα να προσαρμόσετε το σχόλιό σας για αυτό το άτομο. Επιλέξτε το πλαίσιο “Ανάθεση σε” και κάντε κλικ στο “Ανάθεση”.
Ανεβάστε αρχεία χρησιμοποιώντας την κάμερα της κινητής συσκευής σας
Εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Google Drive για κινητά, έχετε μια επιπλέον δυνατότητα που μπορεί Διευκολύνετε τις λήψεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την κάμερα της συσκευής σας για να τραβήξετε ένα αρχείο ή άλλο στοιχείο και να το ανεβάσετε ως PDF (Android) ή φωτογραφία (iPhone.)
Σχετίζεται με: Πώς να ανεβάσετε αρχεία και φακέλους στο Google Drive
στο Android
άνοιξε το Εφαρμογή Android Google Drive Και πατήστε το σύμβολο συν για να ανεβάσετε ένα αρχείο. Στη συνέχεια, επιλέξτε “Έλεγχος”.
Πατήστε το κουμπί κλείστρου για να σαρώσετε το στοιχείο και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το σημάδι επιλογής για να το αποθηκεύσετε. Μπορείτε να επιλέξετε το εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων για να επαναφέρετε τη σάρωση εάν χρειάζεται. Επιλέξτε “Αποθήκευση”.
Επιλέξτε την τοποθεσία για αποθήκευση στο Google Drive και πατήστε ξανά Αποθήκευση. Στη συνέχεια, θα δείτε το σαρωμένο αρχείο ως PDF.
στο iPhone
άνοιξε το Εφαρμογή Google Drive στο iPhone Και πατήστε το σύμβολο συν για να ανεβάσετε ένα αρχείο. Στη συνέχεια, επιλέξτε “Χρήση κάμερας”.
Πατήστε το κουμπί κλείστρου για να τραβήξετε μια φωτογραφία Επιλέξτε Πατήστε Χρήση φωτογραφίας για να τη ανεβάσετε. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε “Επανάληψη” για να επαναλάβετε τη λήψη της φωτογραφίας εάν χρειάζεται.
Μετά από λίγα λεπτά, θα δείτε τη φωτογραφία σας στο Google Drive.
Μερικές φορές τα χαρακτηριστικά είναι προφανή, ειδικά αν είναι αυτά που χρησιμοποιείτε πολύ. Αλλά υπάρχουν και άλλα που δεν συνειδητοποιείτε καν ότι υπάρχουν και που θα σας φανούν εξαιρετικά χρήσιμα. Ελπίζουμε ότι τουλάχιστον μία από αυτές τις λειτουργίες του Google Drive θα σας φανεί χρήσιμη.
“Τηλεοπτικός γκουρού. Υποστηρικτής της ζόμπι. Οπαδός του διαδικτύου. Πιστοποιημένος μπύρας. Υπερήφανος αναγνώστης. Φανταστικός αλκοόλ. Βραβευμένος επιχειρηματίας.”